آموزش فن بيان و سخنوري

ده تكنيك مديريت زمان

مديريت زمان مجموعه اي از مهارت هاست كه شما را در استفاده از زمان كمك مي كند. احتمالا روشن ترين دليل عدم استفاده از مديرت زمان اين است كه مردم نمي دانند زمان چيست، دليل دوم سستي و تنبلي است، بعضي ها فاقد هدف و انگيزه هستند.
اين مقاله با ارائه نكات و همچنين چند تكنيك در غالب مديرت زمان به شما كمك مي كند تا بتوانيد درجهت تبديل شدن به يك مدير موفق گام برداريد. استفاده از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي موفقيت است.

در بحث مديريت نيز بايد يادآور شويم كه مديريت زمان بسيار حائز اهميت است زيرا اگر ما نتوانيم زمان را در اختيار داشته باشيم كسب و كار ما با مشكل جدي مواجه خواهد شد. راه هاي مختلفي براي درك ما از زمان وجود دارد.

تكنيك هاي مديريت زمان

۱    توانايي گفتن “نه”

توجه داشته باشيد هرگاه زمان كافي براي انجام كاري را داشتيد، آن را قبول كنيد، چرا كه ممكن است نتوانيد آن كار را به موقع انجام دهيد. توانايي نه گفتن كه خيلي از ما از ان عاجز هستيم بزرگترين دزد زمان ما مي باشد. بارها براتون پيش اومده كه كاراي خيلي مهمي داشتيد و وقتي يكي ديگه ازتون كاري رو ميخواد كه انجام بدين به دليل اينكه نميتونيد نه بگيد، مجبور ميشيد اينكارو انجام بدين و چه بسا كه اون كار خيلي وقت گير باشه و شما از تمامي كاراتون ميمونيد و در آخر با خودتون ميگيد كه اي كاش اين كار رو قبول نميكردم.

نه گفتن به نظر خيلي مشكل مياد ولي وقتي كه توانايي گفتن آن را داشته باشيد در پايين چند تكنيك ساده رو براي شما ميارم تا بتونيد به راحتي به درخواستهاي رد شدني نه بگيد

چند تكنيك براي نه گفتن

اول از همه قبل از اينكه بخواين درخواستي رو قبول يا رد كنيد زماني رو واسه بررسي پيشنهادي كه به شما ميشه اختصاص بديد. نگاهي به تقويم كاري خودتون بندازيد و بررسي كنيد و مطمئن شويد كه اين تصميم چقدر براي شما سود و ضرر دارد. ميتونيد بررسي كنيد آيا ميتونيد درقبال كاري كه قرار است انجام بديد ميتونيد از طرف مقابلتون بخواين كه اونم براي شما كاري رو انجام بده و آيا اون شخص براي شما وقت خواهد گذاشت يا خير.

دوم اينكه شما هر تصميمي كه قرار است بگيريد به اين موضوع توجه كنيد كه شما نميتونيد دل همه رو بدست بياريد و همه رو از خودتون راضي نگه داريد. همه ما رونالدو بازيكن رئال مادريد رو ميشناسيم. داشتم مقاله اي در مورد اين بازيكن ميخوندم كه رونالدو از اين موضوع شاكي بود كه بسياري از طرفداران مادريد مدام از وي انتقاد ميكنند. رونالدو در اين سالهايي كه براي رئال بازي كرده تمامي ركوردها رو شكسته و تمامي افتخارات رو براي مادريد بدست آورده ولي حتي اين بازيكن نيز نتونسته همه رو از خودش راضي نگه داره . پس شما هم زياد نگران اين موضوع نباشيد.

موثرترين نوع نه گفتن

اگر نميتوانستيد درخواست طرف مقابل را قبول كنيد با ايجاد حس مثبت در فرد درخواست وي را رد كنيد. به طرف مقابل خود اين اطمينان رو بدهيد كه ميخواهيد كار وي را انجام دهيد ولي به دلايلي كه داريد نميتونيد اينكارو قبول كنيد. و مطمئن شويد كه فرد از شما رضايت كافي دارد. شما حتي ميتونيد براي اينكار گزينه هاي جايگزين رو پيشنهاد كنيد، اگر واقعا قصد كمك به طرف مقابل رو داريد پيشنهادي به او دهيد كه وي را خوشحال كند.

مثلا به شما ميگه كه بيا امشب بريم شام ولي شما فردا امتحان داريد و اگه به اين فرد جواب منفي بديد از شما ناراحت ميشه . شمابه اين فرد يادآوري كنيد كه خيلي علاقه داريد كه باهم شام بخوريد ولي فردا امتحان داريد و به جاي آن فرداشب براي شام خواهيد رفت.

۲    روي يك كار متمركز شويد

يك مكان مناسب براي انجام كار مورد نظرتان انتخاب كرده و تمامي مواردي كه باعث حواسپرتي شما مي شود را از خود دور سازيد. اين تكنيك كه در بخش پومودورو توضيح داده ميشود. بيشتر به اين ضرب المثل اشاره ميكنه كه چندتا هندوانه رو با يك دست نميتوان گرفت. خيلي از ما وقتي درگير كاري ميشويم دوست داريم كارهاي ديگر رو هم كنار آن انجام بديم و تمركز خودمون رو روي كارهاي مختلف ميذاريم و در آخر هيچيك از كارها رو نميتونيم به درستي انجام بديم.

يادم مياد كه قرار بود بسته هاي پستي رو واسه مشتريان ارسال كنيم و چون ديديم كارا داره به كندي پيش ميره به هركسي چندتا وظيفه داديم، و چند نفر كار مشابه رو انجام ميدادن ولي از اونجاكه تمركزشون رو از دست داده بودن در آخر يا چندتا بسته ارسال نشد، يا چندبار ارسال شد و در انتها مجبور شديم دوباره برگرديم و ليست رو مرور كنيم ، به افراد زنگ بزنيم و خيلي زمان خودمون رو از دست داديم

براي اينكه بدونيم چگونه زمان را مديريت كنيم بايد خوب فكر كنيم و نقاط مثبت و منفي كارمون رو به درستي بسنجيم با اينكار در جهت بدست آوردن مهارت مديريت زمان قدم برداشته ايم.

۳    كار خود را به تاخير نياندازيد

كلا براي ما به يك عادت تبديل شده كه كارامون رو به تاخير بندازيم. يكم به خودتون نگاه كنيد. ميخواين ورزش رو شروع كنيد ميگيد از شنبه ميرم، ميخواين بريد كلاس زبان ميگيد بذار سر ماه بشه ، ميخواين بريد تفريح ميگيد حالا بذار هفته بعد. مدام و مدام كارهامون رو به تاخير ميندازيم. اگر به موقع كاري را شروع كنيد قادر خواهيد بود آن را تا پايان مديريت كنيد. به خاطر داشته باشيد انجام هيچ كاري مشكل نيست، اگر و تنها اگر مصمم به انجام آن باشيد.

از اينجا شروع كنيد. هروقت تصميم گرفتيد كاري رو انجام بديد همون موقع براي اون كار رفتار كنيد. يه رفتار كوچيك هم كافيه. چون وقتي شخص تصميم ميگيره كاري رو انجام بده تو همون لحظه انرژي و انگيزه بالايي واسه انجام دادنش داره و اگه اونو به تاخير بندازه كلا فراموشش ميكنه و اين تنبلي مانع از انجام دادنش ميشه . مثلا اگه ميخواين كتابي رو بخونيد همون موقع پاشيد و چند صفحه اي از اون رو ورق بزنيد يا اگه ميخواين كلاس زبان ثبت نام كنيد همون موقع به چندتا آموزشگاه زنگ بزنيد. خلاصه رفتاري رو از خودتون نشون بديد كه هم انگيزه شما رو بالا ببره و هم شما رو به انجام اون كار متعهد كنه.

۴    حذف جزئيات

اكثر ما دچار وسواس شده و به جزئيات زياد اهميت مي دهيم. درواقع اين همون كمالگراييه. بعضي از افراد وقتي ميخوان كاري رو انجام بدن حتما ميخوان تو انجام اون كار به خودشون نمره بيست بدن و به نوزده و نيم و نوزده قانع نميشن. البته اين در بعضي موارد خوبه ولي در اكثر موارد موجب ميشه ما زمان رو از دست بديم. مثلا قراره كاري رو انجام بدن كه انجام دادنش كلا ۲۰ تا ۳۰ دقيقه زمان ميبره ولي اينقدر درگير جزئيات ميشن كه اين كار روزها زمان ميبره و مهمترين كارهاي خودشون رو از دست ميدن و يا زمان لازم براي انجام دادنش ندارن.

بهترين روش اين است كه نگاهي به گذشته خود انداخته، از آن درس گرفته و سعي كنيد به آينده كاري كه قرار است انجام دهيد فكر خود را معطوف كنيد، تا بتوانيد به هدف خود برسيد.

۵    براي هركار زماني مشخص درنظر بگيريد

مهمترين بخش تكنيك پومودورو براي مديريت زمان همين بخشه كه ما براي هركاري بايد زماني مشخص در نظر بگيريم و سعي كنيم كار مدنظر رو تو همون زمان مشخص شده انجام بديم. وقتي براي كارهامون محدوديت زماني ايجاد ميكنيم متعهد ميشم كه حتما اون رو در زمان تعيين شده به پايان برسونيم و همين امر باعث ميشه ما زمان خودمون رو از دست نديم.

محدوديت زماني باعث تمركز بيشتر شما در انجام كارها خواهد شد. اگر نتوانستيد كاري را در زمان مشخص انجام دهيد بازگرديد و با دقت و تمركز بيشتر سعي كنيد آنرا به پايان برسانيد.

۶    استراحت مابين كارها

هنگامي كه كارها را به دنبال هم انجام مي دهيد نمي توانيد درك درستي از آنچه كه انجام مي دهيد داشته باشيد. در حين انجام كارهايتان سعي كنيد زماني را براي آرامش و استراحت درنظر بگيريد تا مغزتان بتواند نفسي تازه كند.بدن انسان همچون يك ماشين ميمونه كه وقتي زياد كار ميكنه نياز به استراحت و خنك شدن داريد.

كتاب مديريت زمان، مديريت زمان و برنامه ريزي، مديريت وقت، مقاله مديريت زمان، تعريف مديريت زمان، روش هاي مديريت زمان، روشهاي مديريت زمان، مقاله در مورد مديريت زمان، كتاب صوتي مديريت زمان، راه هاي مديريت زمان، تحقيق در مورد مديريت زمان، اصول مديريت زمان

اگه شمابخواين از بدنتون زياد كار بكشيد به اصطلاح آب روغن غاطي ميكنه و ديگه انگيزه لازم و انرژي لازم براي انجام ادامه كارها رو نخواهيد داشت. بايد بين كارهاتون حتما زماني رو براي تفريح و استراحت اختصاص بديد. خودتون رو از اون فضاي كاري دور كنيد و ذهنتون رو از اون فضاي كاري كلا خارج كنيد به موضوعات كاري فكر نكنيد. اين كار باعث ريكاوري ذهن شما خواهد شد و باعث ميشه كار بعدي رو با همان انگيزه و انرژي اوليه انجام بدين.

۷    ورزش كنيد

طبق تحقيقات انجام شده بين سالم زندگي كردن و بازدهي كارها رابطه مستقيمي وجود دارد. به ياد داشته باشيد خواب كافي، ورزش كردن و غذاي سالم انرژي شما را در حد مطلوبي نگه مي دارد. با ورزش كردن خستگي و كسالت از بدن شما رفع ميشه و انرژيتون دوباره برميگرده. تغذيه سالم رو نيز فراموش نكنيد براي اينكه بتونيد به خوبي مديريت زمان داشته باشيد بايد سوخت اينكار رو تهيه كنيد و اين سوخت با ورزش كردن و استراحت كافي تامين ميشه.

۸   گروه بندي وظايف

فرض كنيد وظايف مختلفي به شما محول شده است. بجاي آنكه به صورت حدسي آنها را دسته بندي كنيد، كارهايي را كه شبيه به هم هستند را كنار هم بگذاريد. كارهاي گوناگون فضاي فكري مختلفي را مي طلبد. اين كار باعث مي شود ذهن شما روي كار مشخصي درگير باشد و خط فكري شما حفظ مي شود.

اگه ميخوايم مديريت زمان داشته باشيم بايد و كاري رو فراموش نكنيم و يا بتونيم به درستي همه كارهامون رو انجام بديم بهتره كه كارهاي مشابه رو كنار هم دسته بندي كنيم. اين باعث ميشه كه كارها رو به دنبال هم انجام دهيم. با اين روش ما ميفهميم كه اين گروه از كارها رو انجام داده ايم و تمام شده و حالا بايد سراغ دسته ديگري بريم و همچنين از طرفي ميتونيم دقيقا بدونيم كه چه كارهايي انجام شده و چه كارهايي انجام نشده است.

۹    نظم و ترتيب

داشتن نظم و ترتيب موجب صرفه جويي در وقت و هزينه مي شود. يك سيستم بايگاني براي پرونده ها فراهم كنيد و مطمئن باشيد همه چيز درجايي ذخيره خواهد شد.

كامپيوتر خونتون رو در نظر بگيريد، شما مطالب زيادي رو فقط داخلش كپي ميكنيد و حجم زيادي از اطلاعات رو وارد اون ميكنيد. حال بعد گذشت يه مدت شما ميخواين اين مطالب رو پيدا كنيد. مطمئنا اينجا فراموش كرديد كه چه مطلبي رو كجا ريختيد و الان به مشكل خورديد و نميتونيد اون مطلب رو پيدا كنيد و همين امر باعث ميشه زمان زيادي رو از دست بديد و به دنبال مطلبتون سرچ كنيد. بعد از گذشت چند ساعت يا اصلا مطلب رو پيدا نميكنيد و يا وقتي بهش ميرسيد اينقدر خسته شديد كه ديگه ميلي به اون نداريد. دقيقا كارهاي ماهم مثل همين ميمونه.

اگه شما بخواين به صورت قديمي و همونطور به طور نامنظم كارهاتون رو انجام بدين مدام بايد زمانتون رو بذاريد تا به ياد بيارين كه چه كارهايي رو انجام داديد و چه كارهايي هنوز مونده و وقتي آخر شب كه ميخواين به رختخواب بريد تا آسوده بخوابيد استرس تموم وجودتونو ميگيره و با كف دست به پيشونيتون ميكوبيد و ميگيد ااااا ديدي يادم رفت اينكارو انجام بدم

۱۰    نوشتن

نوشتن را به يكي از عادت هاي منظم خود تبديل كنيد. شايد نوشتن هزاران كلمه در يك هفته دشوار به نظر برسد، اما اگر آن را به يك عادت تبديل كنيد امري شدني است. نوشتن باعث ميشه ذهن شما از درگيري خارج بشه و بتونيد مدام ايده پردازي كنيد و يا اينكه روشهاي مختلف به ذهن شما خطور ميكنه. وقتي شما ذهن خودتون رو با نوشتن خالي ميكنيد، اينكار در روند يادگيري شما نيز خيلي زياد تاثير گذاره . چونكه شما يكبار ديگر مطلبي رو كه ميدانيد دوباره از طريق نوشتن ميبينيد و اين باعث ميشه كه اون مطلب هيچگاه فراموش نشه. اين يكي از مهمترين تكنيك هاي مديريت زمان مي باشد.

حتما براي شما پيش اومده كه مطلبي رو چندين بار ميخونيد ولي اونو به خاطر نمياريد. شايد مجبور باشيد واسه اينكار چندين بار يك كتاب رو مطالعه كنيد و يا اينكه يهو يه مطلبي به ذهنتون ميرسه ولي نميدونيد كه بايد كجاي يك كتاب رو مطالعه كنيد تا به مطلبتون برسه و زمان زيادي رو از دست ميديد. اينجاس كه نوشتن تاثير فوق العاده خودشو به شما نشون ميده.

عادت نوشتن را حفظ كنيد تا همواره ذهنتان درگير نوشتن باشد و به راحتي بتوانيد زمان را مديريت كنيد

من خودم واسه اينكه بخوام مطلبي رو فقط يكبار بخونم و به خوبي اونو به حافظه بسپرم، هنگامي كه كتابي رو مطالعه ميكنم از هر فصلش نكته برداري ميكنم. اين باعث ميشه كه علاوه بر خوندن اون متن من يكبار ديگه اونو با چشمام ميبينم و يكبار ديگه در ذهنم تكرار ميشه و اين تكرار هاي مكرر مانع فراموشي بنده ميشه و همچنين اگه روزي بخوام دوباره به اون مطلب مراجعه كنم ديگه نياز نيست كل كتاب رو ورق بزنم ، بلكه فقط نكته برداري هاي خود را نگاه كرده و به مطلب مورد نظر دست پيدا ميكنم.

حالا بازهم ميپرسيد كه چگونه زمان خود را مديريت كنيم  ؟؟؟  فقط كافيست كه به نكات بالا به خوبي عمل كنيد تا ببيند چگونه قدرت زمان را در اختيار داريد و به همه كارهاي خود رسيده و روز را به زيبايي به شب تبديل ميكنيد.

سه تكنيك مديريت زمان

۱    تكنيكGTD

شايد بتوان گفت GTD مشهورترين تكنيك مديريت زمان در دنيا باشد.

ايده اصلي اين تكنيك آن است كه شخص ابتدا بايد كارها را از ذهن خود خارج كند و روي كاغذ بياورد با اين كار ذهن تنها روي كارهاي نوشته شده تمركز خواهد كرد و از يادآوري اينكه چه كاري بايد انجام دهد رها مي شود.

۲    تكنيك Pomodoro

اين تكنيك يك روش ايتاليايي است كه ياد گرفتن آن چندان زمان زيادي نمي بره.

در اين روش شما با استفاده از يك تايمر انجام كارها را به محدوده هاي ۲۵ دقيقه اي تقسيم كرده و بين هر ۲۵ دقيقه ۳ تا ۵ دقيقه زمان استراحت قرار دارد و سپس كار بعدي شروع مي شود. اين كار تا سه بار انجام ميشه و سپس ۱۵ دقيقه استراحت ميكنيم.

پارامتر اين كار به نظر خيلي سادس ولي وقتي كه من خودم شروع به انجام دادنش كردم ديدم كه اصلا امكان پذير نيست. من خودم روز اول و دوم و سوم خيلي خوب با جديدت انجام دادم ولي ديدم كه خيلي خسته ميشم و روزهاي بعدي ميلي به انجام دادنش ندارم. با خودم فكر كردم كه كجاي كار ميتونه مشكل داشته باشه. منكه دارم كارارو درست انجام ميدم.

گرفتم از حجم كاريم كم كردم تعداد كاراي كمتري رو در روز درنظر ميگرفتم و انجام ميدادم، خب بازم چند روزي اوضاع به خوبي پيش ميرفت ولي تبديل شده بودم به ماشيني كه داره كاراشو پشت سرهم انجام ميده. خب به نظرتون مشكل كار كجا بود.و ديگه اصلانميشد اسمشو مديريت زمان گذاشت.؟؟ اين سوال توو ذهنم ايجاد شد كه برم آموزش هاي برنامه ريزي روزايه رو بببينم. اينبار متعهد شم كه كاري رو كه مخيوام انجام بدم.

اما با پومودورو چگونه وقت خود را مديريت كنم

من خودم تموم ده فرآيندي كه در بالا بهش اشاره شده رو طي كردم اونا رو يكي يكي از فرآيند كاريم حذف كردم، تمركز كردم، نه  گفتم ، به كارام نظم دادم و گروه بندي كردم همه كارارو انجام دادم ولي بازم هنوز يه جاي كار ميلنگيد. هركاري رو ۲۵ دقيقه زمان بهش اختصاص ميدادم تموم ميشد كمي استراحت و نوبت كار بعدي شروع ميشد. ولي اين كافي نبود.

عزيزان چيزي كه ميخوام بهتون بگم حاصل تجربه بنده است پس خوب بهش دقت كنيد. بعد از چند ماه من مشكل كار خودم رو پيدا كردم. من در طول روز كارامو خيلي خوب انجام ميدادم. به همشون ميرسيدم ولي هرروز داشتم افسرده تر ميشدم. بي انگيزه تر ميشدم. واقعا مشكل كار كجا بود. مشكل كار من توو علاقه منديام بود.

علاقه مندي ها مهمترين عنصر براي انجام برنامه مديريت زمان

چيزيكه خيلي مهمه و شما بايد حتما بهش اهميت بدين، علاقه مندياي شماست. شما بايد كارايي رو انجام بدين كه بيشترين علاقه رو به اونا دارين. من تمام برنامه روزمو يادداشت ميكردم ولي به اين موضوع توجه نميكردم كه من واقعا چه كاري رو علاقه دارم زودتر انجام بشه . همين باعث ميشد من كارهايي كه خيلي برام كسل كننده بود رو زماني كه خيلي انرژي دارم انجام بدم و كارهاي مورد علاقم رو زماني كه تمام انرژي من گرفته شده بخوام انجام بدم. واسه همين ديگه پايان روز اون ميل و رغبت و اشتياق لازم رو نداشتم.

واسه همين برنامه كاريم رو بر اساس كارهايي چيدم كه هم از اهميت بالاتري برخوردار بودن و هم خودم واسه انجام دادنش علاقه زيادي داشتم. اين باعث شد كه من وقتي اون كارها رو به پايان ميرسوندم ، بي نهايت انرژي داشتم كه برم كارهاي بعدي رو انجام بدم و انگيزه و انرژي لازم رو بدست بيارم

۳    تكنيك تمركز فرانكلين كاوي

مبناي اين روش اولويت بندي كارها مي باشد.

كارها را براساس سرعت انجام در يك ماتريس طبقه بندي مي كنيم.

با مشخص كردن كارهاي كم اهميت تر بيشتر بر روي كار هايي تمركز كنيم كه ارزش بالاتري دارد.

در مقاله بالا ياد گرفتيم كه چگونه مديريت وقت و زمان داشته باشيم و اينكه چطور با استفاده از تكنيكهاي مديريت زمان بتونيم زمان خودمون رو مديريت كنيم.  همه انسان ها دغدغه اين را دارند كه زمان كافي براي رسيدن به امور مختلف را ندارند و هميشه از اينكه كارهاي آنان به فردا واگذار مي شود، ناراضي هستند. اين افراد بايد با مطالعه اين تكنيكها و بدست آودرن مهارت هاي مديريت زمان مي توانند ، براي امور خود به طور دقيق برنامه ريزي كرده تا بتوانند به بهترين نحو ممكن انجام كارها را محقق كنند.

خواهشمنديم با ديدگاه سازنده ي خود ما را در ارائه هر چه بهتر مقالات ياري نماييد

تيم آموزشي ماهان تيموري

نويسنده: ماهان تيموري – صابر خليلي

ارائه دهنده آموزش هاي كسب و كار ، كارآفريني ، آموزش مديريت سايت، فن بيان